a. Het kunstwerk wordt gekozen door middel van een beoordeling door zowel het publiek als een vakjury.
b. De verkiezing vindt in drie verkiezingsronden plaats, waarbij zowel de inwoners van de gemeente als een jury bestaande uit inwoners met aantoonbare affiniteit met kunst zijn betrokken.
c. Tijdens de verkiezing worden de inwoners van de gemeente bij het project betrokken waardoor  de ‘Wissellijst’ bij de inwoners ‘leeft’. Door betrokkenheid van een jury is de kwaliteit van de genomineerden, finalisten en winnaar gegarandeerd.
d. Uit de ingezonden kunstwerken wordt door de jury een voorselectie gedaan (eerste verkiezingsronde) door een beoordeling met een cijfer van 1 tot en met 10. Dit zijn de genomineerden. Deze kunstwerken kunnen door de kunstenaars ingeleverd worden op een centraal punt indien u daar ook de genomineerden tentoon wil stellen.
e. Deze kunstwerken worden met een online verkiezingsronde voorgelegd aan de inwoners van de gemeente (= tweede verkiezingsronde). 
f. Uit de drie kunstwerken die de meeste stemmen van de inwoners krijgen, kiest de jury het winnende kunstwerk (= derde verkiezingsronde).
g. Alle aspecten van de verkiezing zijn in een apart protocol gedetailleerd vastgelegd.

6. Organisatie en communicatie

a. Stichting Kunstweek verzorgt alle standaard werkzaamheden, draagt zorg voor een goed verloop van de verkiezing en communiceert met de kunstenaars, de contactpersoon van de gemeente, (waarbij stichting Kunstweek de tekst voor de persberichten aanlevert) de jury en de inwoners van de gemeente.
b. Desgewenst krijgt de contactpersoon bij de gemeente van alle relevante communicatie kopieën.
c. De tijd die het project van de gemeente (wethouder) vraagt, blijft beperkt tot de tijd voor 1 vergadering van circa 2,5 uur. Alleen als de wethouder bij onthulling van het kunstwerk wil zijn, komt daar wat extra tijd bij.

7. Het kunstwerk

a. Het kunstwerk is tweedimensionaal
b. Maximale afmetingen worden o.b.v. beoogde locatie met de deelnemende gemeente bepaald.
c. Het winnend kunstwerk wordt door de kunstenaar geleverd (indien van toepassing gelijst), voorzien van een ophangsysteem.
d. Het kunstwerk is niet aanstootgevend.
e. Het kunstwerk mag geen betekenis of bedoeling hebben waarmee de gemeente zich niet kan verenigen.
f. Er zijn verder geen beperkingen met betrekking tot de uiting of betekenis van het kunstwerk, evenmin zijn er verder beperkingen met betrekking tot de te gebruiken materialen anders dan hierboven aangegeven.
g. De kunstenaar is betrokken bij de plaatsing van het kunstwerk.
h. Na de periode dat het werk is geëxposeerd, wordt het werk teruggegeven aan de kunstenaar, tenzij het werk in de tussentijd verkocht is. De kunstenaar bepaalt de verkooprijs.
Bij verkoop van het kunstwerk is de volledige opbrengst voor de kunstenaar.
i. Als het kunstwerk gedurende de expositie wordt beschadigd, zal de kunstenaar om niet de beschadiging(en) herstellen, behalve wanneer lid o. van dit artikel van toepassing is
j. Als de veroorzaker(s) van de schade bekend is (zijn), zal getracht worden de schade op de veroorzaker(s) te verhalen. Ingeval de schade te verhalen is, komt het verhaalde bedrag de kunstenaar toe, onder aftrek van gemaakte buitengerechtelijke en gerechtelijke kosten.
k. Beschadigingen aan het kunstwerk geven de kunstenaar geen recht op enige andere vergoeding dan de kosten van herstel voor zover de schade verhaalbaar is gebleken. Het werk kan in het mogelijk in de inboedelverzekering van de locatie worden meegenomen.

8. Kosten

a. De totale kosten bedragen voor gemeenten tot 40.00 inwoners € 9.600. Vanaf 40.000 inwoners geldt een toeslag van € 900. Hierbij inbegrepen zijn 5 reproducties die op vrij toegankelijke plekken kunnen worden tentoongesteld, te denken valt aan het cultureel centrum, het buurthuis, de bibliotheek, het verzorgingshuis, de huisartsenpost, lagere scholen enz. De kunstenaar ontvangt een eenmalige huurvergoeding van € 3.000,- incl. btw. (dit kan per gemeente variëren)
b. Na de periode van een jaar ontvangt de kunstenaar het kunstwerk retour (tenzij het werk in de tussentijd verkocht is) plus de reproducties.
c. Extra reproducties zijn na te bestellen door de gemeente tegen extra kosten, afhankelijk van formaat en aantal. Ook andere partijen kunnen een reproductie nabestellen.
d. Om de zichtbaarheid te vergroten en het project breed uit te dragen is het mogelijk het winnend kunstwerk een bepaalde periode, in de gemeente te promoten doormiddel van abri´s, driehoekborden of spandoeken. De opmaak geschied door Stichting Kunstweek. Prijs op te vragen bij Stichting Kunstweek, afhankelijk van voorkeur en aantal.
e. Alle kosten zijn bij de in artikel 8a (behalve en voor zover van toepassing artikel 8b, c en d.) vermelde kosten inbegrepen; er zijn geen bijkomende kosten.
f. Alle kosten zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. 
g. De factuur wordt opgemaakt in twee termijnen. Betaling van de eerste termijn vindt plaats bij opdracht, betaling van de tweede termijn nadat het winnend kunstwerk door de jury is benoemd.

9. Verzekering

a. De gemeente zal de verzekering van het kunstwerk onder de bestaande verzekering laten vallen, voor zover dit mogelijk is.
b. Het verzekerde bedrag moet de volledige waarde van het kunstwerk zijn met als maximum €12.000,- excl. 9% BTW (of  als de wetgeving is aangepast 21%).
c. Als het kunstwerk niet door de gemeente verzekerd wordt, kan de gemeente ervoor kiezen om het werk risicodragend te plaatsen of het via Stichting Kunstweek te laten verzekeren. 
d. Als de gemeente ervoor kiest om het werk via Stichting Kunstweek te laten verzekeren, zal de premie voor de verzekering aan de gemeente worden doorberekend.
e. Als het kunstwerk wordt beschadigd gedurende het vervoer van of naar de sokkel, valt het herstel van de schade de kunstenaar ten laste.
f. Als het kunstwerk wordt beschadigd gedurende de periode dat het kunstwerk op de sokkel wordt geëxposeerd, zal de kunstenaar de beschadiging(en) binnen 14 kalenderdagen herstellen en hiervoor een vergoeding ontvangen die overeenkomt met het door de verzekering uitgekeerde bedrag of het bedrag dat op de veroorzaker(s) van de schade verhaald is.
g. Als de veroorzaker(s) van de schade bekend is (zijn), zal getracht worden de schade op de veroorzaker(s) te verhalen. Ingeval de schade te verhalen is, komt het verhaalde bedrag de kunstenaar toe, onder aftrek van gemaakte buitengerechtelijke en eventueel gemaakte gerechtelijke kosten.
h. Beschadigingen aan het kunstwerk geven de kunstenaar geen recht op enig andere vergoeding dan de kosten van herstel voor zover de schade door de verzekeringsmaatschappij wordt uitbetaald dan wel verhaalbaar is gebleken.
i. De kunstenaar zal bij het volledig teloorgaan van het kunstwerk de waarde van het kunstwerk vergoed krijgen met als maximum € 12.000,- excl. 9% BTW (of als de wetgeving is aangepast 21%).

10. Aanmelden

a. Uw gemeente meldt zich aan voor het project de ‘Wissellijst’ door een e-mail te sturen naar info@kunstindegemeente.nlwaarbij aangegeven wordt dat uw gemeente elk jaar een nieuw kunstwerk van een lokale kunstenaar in uw gemeente wil, volgens de in dit protocol vastgelegde kenmerken.
b. Na aanmelding ontvangt uw gemeente een bevestiging waarin alle details van het project en de daaraan verbonden (gefixeerde) kosten nogmaals zijn vastgelegd.
c. De afspraken gelden in eerste instantie voor een jaar. Na dat jaar kan de gemeente afzien van continuering of telkens voor twee jaar de afspraken continueren.

11. Persoonsgegevens

a. Stichting Kunstweek houdt een bestand bij met gegevens van de bij het project betrokken instanties en personen. 
b. Onder geen beding worden de in lid a van dit artikel bedoelde gegevens aan derden ter beschikking gesteld.
c. Iedereen kan de gegevens opvragen die Stichting Kunstweek heeft opgeslagen in het kader van dit project. Ingeval het de eigen gegevens betreft of de gegevens van de organisatie waartoe de aanvrager gerechtigd is te handelen, zullen deze binnen 30 dagen ter kennisgeving worden gestuurd.
d. Het volledige privacy statement staat op www.kunstweek.nl.

12. Tot slot

a. Lees voor ‘lokale kunstenaar(s)’ en ‘kunstenaars die woonachtig zijn in uw gemeente’ bij kleine gemeenten ‘regionaal wonende en werkende kunstenaar(s)’.
b. Na het eerste jaar wordt het project geëvalueerd. Bij voortzetting wordt voor twee jaar gecontinueerd.
c. Het project kan desgewenst tegelijk met de ´wisselsokkel´ in dezelfde gemeente uitgevoerd worden, bijvoorbeeld in verschillende dorpskernen, stadsdelen of wijken.
d. Meer informatie over het project (ook voor kunstenaars) is te vinden op de website:https://kunstindegemeente.nl/kunstenaars/.
e. Eventuele vragen kunnen gericht worden aan info@kunstindegemeente.nl.
f. Stichting Kunstweek is gerechtigd de werkwijze, regels en voorwaarden van het project, zonder voorafgaande aankondiging, op elk gewenst moment aan te passen. 
g. Deze versie geldt vanaf 2 december 2024 en vervangt alle voorgaande versies van het Algemeen Protocol.
h. Het Nederlands recht is van toepassing.